تسعى شعبة الشؤون الإدارية والمالية إلى تنظيم وإدارة الموارد البشرية والمالية للمركز بكفاءة وشفافية، من خلال تطبيق الإجراءات الإدارية والمالية المعتمدة، وضمان سير العمل بانسيابية وفعالية. وتهدف الشعبة إلى دعم أنشطة المركز المختلفة عبر إدارة المخاطبات الرسمية، وتوثيق السجلات، ومتابعة شؤون الموظفين، والإشراف على الإنفاق والميزانيات، بما يسهم في تحقيق أهداف المركز الاستراتيجية وتطوير أدائه المؤسسي ومهامها:

أولاً: المهام الإدارية
1. إدارة الموارد البشرية:

• تنظيم شؤون الموظفين (توزيع المهام، متابعة الأداء)
• إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالمباشرة والانفكاك.
• تنظيم ومتابعة الإجازات الرسمية والغيابات.
• حفظ الجداول الخاصة بالبصمة وكل ما يتعلق بكادر المركز.
• إعداد خطط تدريبية ومهنية للموظفين.

2. المخاطبات الرسمية والسجلات:

• حفظ وأرشفة الكتب الرسمية والأوامر الإدارية.
• تنظيم وإعمام الكتب الرسمية على كليات الجامعة والوزارات.
• متابعة البريد الصادر والوارد.
• إجابة المخاطبات الواردة من الوزارة ودوائر الدولة.

3. التوثيق والتنظيم:

• تنسيق الاجتماعات الإدارية (تحديد المواعيد، إعداد جدول الأعمال، تدوين المحاضر).
• تنظيم الأنشطة اليومية والفعاليات الإدارية.
• إعداد التقارير الإدارية الدورية الخاصة بأنشطة المركز.

4. المخازن والموجودات:

• متابعة المخازن وإجراء الجرد السنوي للأثاث والموجودات.

ثانياً: المهام المالية
1. الشؤون المالية: متابعة الإنفاق المالي وضمان مطابقته للميزانية.

2. الميزانية والتخطيط المالي: متابعة النفقات الإدارية والمالية والتأكد من كفاءتها.

3. إدارة المشتريات والعقود:

• تحديد احتياجات المركز من المواد والمعدات.
• متابعة شراء المواد وتسلمها.

ثالثاً: التطوير والتخطيط

• إعداد خطة سنوية تطويرية للشعبة.
• وضع برنامج تطويري متكامل لرفع كفاءة العمل الإداري والمالي.